Manual de Notion de Puzzle: Con estas ocho estrategias, las start-ups pueden ahorrar más de 8 horas a la semana

Quienes trabajamos en start-ups siempre estamos hablando de cómo adaptar el producto al mercado. Pero también hay que pensar en la compatibilidad entre producto y empresa o en los productos adecuados que facilitan el trabajo diario de la empresa.

Cuando iniciamos Puzzle, teníamos una misión bien definida: construir un sistema de inteligencia financiera que ayude a los empresarios a tomar mejores decisiones para su negocio. Fundé varias empresas que lograron una financiación de más de mil millones de dólares y vi de primera mano cómo una infraestructura operativa adecuada puede determinar el éxito de una empresa. En Puzzle, era justo lo que necesitábamos para respaldar nuestro rápido crecimiento y por este motivo recurrimos a Notion.

Notion es mucho más que otra app en el stack de herramientas de Puzzle: es nuestro sistema nervioso central. Es el lugar donde las ideas cobran vida, los procesos toman forma y los equipos colaboran de forma fluida. Desarrollamos ocho estrategias clave para aprovechar todo el poder de Notion. Nos ahorraron incontables horas de trabajo repetitivo e hicieron que Notion pasara de ser una simple herramienta a convertirse en la base de nuestras operaciones.

Da igual si acabas de fundar una start-up o diriges un equipo que pretende optimizar su forma de trabajar. Aquí te enseñamos cómo puedes usar Notion como motor del crecimiento y del éxito de tu empresa:

En Puzzle, nos atenemos al clásico refrán «si no quedó por escrito, no se hizo». En nuestro caso, si no está en Notion, no existe.

Nuestro espacio de trabajo de Notion se ha convertido en nuestra Única Fuente de Verdad (SSOT), un centro de conocimiento integral donde nuestro conocimiento institucional crece y evoluciona junto con nuestra empresa. Todo está conectado, desde la información fundamental de la empresa (como políticas y procedimientos) hasta iniciativas estratégicas (incluidos los OKR de toda la empresa y los objetivos del equipo) hasta la dinámica del trabajo diario que se realiza en herramientas especializadas como Linear. Cada documento, archivo de diseño, panel de control, actualización de proyecto y conversación importante en herramientas conectadas como Slack se convierte en parte de nuestra conocimiento colectivo.

Al hacer de Notion nuestro espacio de trabajo principal, los conocimientos de la empresa resultaron más fácil de descubrir gracias a una organización intuitiva y la creación de un entorno donde la información fluye de forma natural entre los equipos. Esta configuración les ahorra tiempo a todos y fomenta una mejor colaboración. Cuando todo está en una fuente de verdad centralizada (o al menos conectado mediante integraciones), les resulta mucho más fácil a los miembros del equipo compartir conocimientos y aprender de los demás. Puedes utilizar las herramientas de importación de Notion para migrar tu contenido existente desde las herramientas que ya estás usando. Así podrás eliminarlas de forma gradual y construir un stack tecnológico más integrado y conectado donde Notion funciona como SSOT.

Si decides implementar Notion como tu SSOT, debes dar conocer esta intención de manera muy clara. Puede ser mediante un aviso a toda la empresa una reunión de todo el personal o a través de un declaración de principios bien documentada en tu guía sobre “formas de trabajar”. Este paso fundamental prepara el terreno para implementar con éxito las demás estrategias que exploraremos más adelante. Cada una fortalece el papel de Notion como sistema nervioso central de tu empresa.

Usamos Notion para crear una experiencia perfecta que inicia en la primera entrevista del candidato y abarca todo el proceso de incorporación. Este enfoque no solo agiliza nuestros procesos de personal; también permite que nuestros nuevos empleados se familiaricen con nuestra cultura de documentación e intercambio de conocimientos desde el primer día.

Usar Notion para el proceso de incorporación tiene un doble propósito: crea una experiencia uniforme para los nuevos empleados y al mismo tiempo anima a los equipos a documentar sus procesos y conocimientos esenciales. Conforme los equipos elaboren los materiales de incorporación, van creando y perfeccionando su proceso de documentación. De esta forma se crea una base de conocimientos institucional que se itera de forma colectiva a lo largo del tiempo.

• Establece plantillas en tu espacio de trabajo para todo, desde descripciones de funciones hasta tarjetas de puntuación. De esta forma la información se registra de forma uniforme y ahorras tiempo.

• Las listas de verificación de incorporación interactivas ayudan a los nuevos empleados a monitorear sus avances y sentirse responsables de su proceso de crecimiento.

• Facilitar la incorporación en Notion permite a los empleados encontrar información sin ayuda y usar la IA de Notion para responder sus preguntas antes de acudir a sus compañeros de equipo.

• La configuración de permisos permite el acceso gradual a información confidencial a medida que los empleados avancen en el proceso de incorporación.

En Puzzle convertimos las páginas de Notion en espacios de discusión dinámicos donde tomamos las decisiones. De esta forma, la comunicación asincrónica se convirtió en la una piedra angular de trabajo colaborativo. Nuestros equipos documentan decisiones, comparten actualizaciones y resuelven problemas sin programar reuniones interminables. Es un forma de trabajo muy valiosa para un equipo como el nuestro que se encuentra repartido por varios lugares. Este enfoque redujo drásticamente nuestra carga de reuniones y al mismo tiempo mejoró la calidad de nuestras discusiones y decisiones.

• Crea espacios estructurados con plantillas para diferentes tipos de documentación (propuestas, decisiones, actualizaciones)

• Establece protocolos de documentación claros: especifica cuándo usar comentarios frente a páginas nuevas, cómo etiquetar a las partes interesadas pertinentes y los tiempos de respuesta esperados.

• Implementa un ciclo de revisiones periódicas para mantener la documentación actualizada y relevante.

• Utiliza los comentarios y las @menciones de Notion de forma estratégica para involucrar a los compañeros de equipo y mantener el enfoque de las discusiones.

• Aprovecha las automatizaciones para notificar a los equipos en Slack y envíales un correo electrónico en el caso de actualizaciones importantes.

Los espacios de equipo en Notion brindan una arquitectura de información elegante que equilibra los conocimientos especializados del equipo con la visibilidad multifuncional. Cada función mantiene su propio espacio dedicado a contenido específico del equipo y, al mismo tiempo, permite que otras pueden encontrar información relevante con facilidad. Esta estructura garantiza que los equipos puedan organizar sus conocimientos especializado de manera efectiva sin crear obstáculos para la colaboración.

Por ejemplo, el espacio del equipo de desarrollo contiene documentación técnica detallada que está organizada para el uso diario de los desarrolladores y permanece accesible cuando los responsables de producto necesitan contexto arquitectónico. De la misma forma, el espacio del equipo de ventas organiza la información de los clientes y los comentarios del mercado de una manera que funciona para el equipo de ventas. Sin embargo, esta valiosa información valiosa también está a la mano para quienes toman decisiones sobre los productos.

• Plantillas específicas del equipo que se ajustan a los flujos de trabajo recurrentes y la documentación del equipo.

• Vistas de bases de datos de partes interesadas que presentan información de maneras que funcionan no solo para este equipo, sino también para los socios interfuncionales más cercanos.

• Propietarios de páginas, fechas de vencimiento y verificacionesde la información más importante para garantizar que se brinde contenido actualizado de calidad en el que todos puedan confiar.

• Mantén la documentación lo más abierta posible mediante de permisos granulares a nivel de página y de base de datos para que se puedan compaginar transparencia y la privacidad necesaria.

Una cultura de documentación no es solo un principio, es un músculo que toda start-up necesita desarrollar. Para crear una cultura de documentación sólida se necesitan pautas claras y rutinas prácticas que los equipos puedan seguir cada día para que se conviertan en algo natural.

• Empieza con algo pequeño: inicia con sencillas notas de reunión y registros de decisiones y después, pasa gradualmente a documentación más compleja a medida que los equipos adquieren el hábito.

• Conviértelo en una rutina: incorpora puntos de control de documentación en los flujos de trabajo existentes, como exigir propuestas escritas antes de las reuniones y capturar decisiones clave después.

• Mantén la documentación al día: programa sesiones de revisión periódicas en las que los equipos actualizan y mejoran la documentación que más utilizan.

• No escatimes elogios para buenas prácticas de documentación: destaca ejemplos de documentación eficaz durante las reuniones de equipo y reconoce a quienes enseñan a los demás.

Si bien todos los equipos de Puzzle arrancan con la misma configuración básica de Notion, la diferencia está en qué cada equipo puede ajustar la forma en la que lo usa a sus necesidades específicas. Como cualquier start-up sabe, los procesos y sistemas evolucionan de forma orgánica con el tiempo. Por este motivo, es tan importante utilizar herramientas que se pueden adaptar y escalar conforme el negocio va creciendo. Esto resulta posible gracias a la flexibilidad de Notion. Los equipos pueden perfeccionar continuamente sus flujos de trabajo a medida que cambian sus necesidades.

Por ejemplo, un equipo de desarrollo puede arrancar con un simple seguimiento de tareas antes de desarrollar un sistema completo de planificación de sprints, mientras que un equipo de marketing puede pasar de una planificación básica de campañas a calendarios de contenido integrales y seguimiento analítico. Esta progresión natural permite que cada equipo construya el espacio de trabajo perfecto para sus necesidades sin dejar de estar conectado con la visión general.

• Comienza de forma sencilla y repite con frecuencia: empieza por flujos de trabajo básicos que los equipos puedan probar y perfeccionar a medida que descubren qué funciona y qué no.

• Cuida las barreras: utiliza un conjunto estándar de propiedades y plantillas de bases de datos para garantizar la coherencia y, al mismo tiempo, brinda a los equipos la libertad de personalizar sus vistas y procesos.

• Conecta los flujos de trabajo del equipo: aprovecha las relaciones y los rollups para vincular el trabajo entre equipos sin dejar de respetar la forma de trabajar de cada equipo.

Nuestro equipo de más de 50 empleados transformó su forma de trabajar al integrar la IA de Notion en sus flujos de trabajo diarios. Al principio, los equipos usaban IA sobre todo para encontrar respuestas rápidas con preguntas sobre información repartida por nuestro espacio de trabajo, desde especificaciones de productos hasta notas de reunión y comentarios de clientes. Con diez minutos ahorrados por consulta y un promedio de cinco consultas por persona por día, ¡esto supone un ahorro diario de 50 minutos, o más de veintiún horas por semana en toda la empresa!

Ahora, hemos ampliamos la forma en que aprovechamos la IA de Notion AI en distintos aspectos de nuestro trabajo. La utilizamos como asistente inteligente y como poderosa herramienta de automatización:

• Consigue respuestas inmediatas a preguntas complejas pidiendo a la IA que analice información en herramientas y bases de datos conectadas.

• Convierte notas de reunión en planes de proyecto prácticos extrayendo automáticamente decisiones clave y categorizando los próximos pasos.

• Adapta documentación técnica a diferentes públicos: con un solo clic puedes convertir especificaciones de desarrollo en descripciones generales fáciles de entender para documentos comerciales.

• Extrae información de producto pidiéndole a la IA que identifique patrones en conversaciones de los clientes y solicitudes de funciones.

• Crea informes de análisis competitivos y pide a la IA que sintetice documentos de investigación de mercado internos y comentarios de los clientes

De la misma forma que la documentación y los flujos de trabajo de tu equipo viven en Notion como conocimientos organizacionales compartidos, tener una idea clara de quién hace qué y cuándo es información colectiva igual de imprescindible. Nuestro sistema de gestión de tareas en Notion conecta el trabajo individual con las prioridades de toda la empresa. De esta forma, les brinda a los equipos un contexto claro y les da a la dirección una visión clara sobre los avances. Al vincular tareas con iniciativas estratégicas, monitorear los puntajes de impacto y automatizar las notificaciones, creamos un sistema que ayuda a todos a comprender cómo su trabajo contribuye a objetivos más amplios.

• Las capacidades de referencia cruzada conectan tareas con documentos, reuniones y proyectos relevantes, con un contexto integrado que convive con el trabajo. Esto genera una nutrida red de conocimientos.

• Las vistas flexibles permiten que cada miembro del equipo organice las tareas a su manera sin dejar de tener una única fuente de verdad.

• Lasfórmulas personalizadas pueden calcular automáticamente la prioridad en función de múltiples factores como urgencia, esfuerzo y valor estratégico.

• Las relaciones entre bases de datos de tareas ayudan a revelar dependencias y permiten planificar recursos entre equipos.

A medida que tu start-up crece, contar con una única fuente de verdad resulta cada vez más importante para mantener la sintonía, preservar el conocimiento institucional y poder tomar decisiones rápidas. Lo que acabo de compartir representa años de trabajo de perfeccionamiento como fundador y como equipo en Puzzle. Resultaron en mejoras cuantificables en la eficiencia del equipo, reducción de la cargas de reuniones y tiempos de incorporación más cortos.

Si te identificas con lo que acabo de compartir aquí, pero te resulta un tanto abrumador, mi consejo es sencillo: comienza de a poco, pero comienza ya. Elige solo un área (quizás documentación de reuniones o guías de incorporación) y tómalo como punto de partido para ampliarlo a otras áreas.

El futuro del trabajo es transparente, conectado y cada vez más asincrónico. Al construir el sistema operativo de tu empresa en Notion, no solo estás resolviendo desafíos organizacionales inmediatos. También estás creando una ventaja competitiva que crecerá a la par de tus éxitos e incrementará con el tiempo.

Las start-ups obtienen seis meses gratis con acceso ilimitado a IA. Construye el sistema operativo de tu empresa en Notion con todas las funciones premium que necesitas para escalar de forma eficiente.

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