Toyota nutzt Notion, um Workflows durch standardmäßige Zusammenarbeit noch effizienter zu gestalten
Toyotas Frontier Research Center steht an der Spitze der Zukunftsgestaltung der größten Marke in einer der weltweit größten Branchen. Ihr Team ist nicht nur für ein breites Spektrum an Forschung verantwortlich, sondern auch dafür, die Ergebnisse mit der Welt zu teilen. Seit sie zu Notion gewechselt sind, um all diese Arbeit zu bündeln und zentral zu verwalten, sind sie effizienter und produktiver als je zuvor.
Einblicke von
Taku Wakasugi
Toyota Frontier Research Center
Kumiko Buma
Toyota Frontier Research Center
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Optimierte Workflows in Notion verkürzen die Freigabezeiten um das Dreifache.
Für die Forscher bei Toyota ist es genauso wichtig, ihre Ergebnisse mit der Öffentlichkeit zu teilen, wie die Forschung selbst. Und genau deshalb wirbt das Research Center in den sozialen Medien für seine Arbeit, damit sich die Welt damit auseinandersetzt. Dies erfordert jedoch einen strengen Freigabeprozess, um für die Genauigkeit zu sorgen und die Integrität der Marke Toyota zu wahren. Vor dem Wechsel zu Notion war dieser Prozess ein mühsamer Austausch, bei dem Nachrichten zwischen verschiedenen Teams hin und her geschickt wurden, der äußerst ineffizient war.
Mit Notion wird jeder Beitrag erstellt und zur Freigabe in einen klar strukturierten Workflow geschickt, der mit einem einzigen Klick auf den „Genehmigen“-Button endet. Dadurch werden die Freigabezeiten um das Dreifache verkürzt. Anstatt Nachrichten hin und her zu schicken, kann das Team schnell den Status überprüfen und erhält automatische Benachrichtigungen über Änderungen und Updates.
Der bislang komplexe Freigabeprozess für Beiträge kann jetzt mit nur einem Klick auf einen Button abgeschlossen werden.
Unsere optimierten Workflows in Notion sparen uns nicht nur Zeit, sondern machen es uns einfacher, bei Aufgabendetails und Fortschritten auf dem Laufenden zu bleiben. Das bedeutet, dass unsere Social-Media-Beiträge noch genauer sind und wir sie schneller veröffentlichen können als vorher
Taku Wakasugi
Toyota Frontier Research Center
Toyota Frontier Research Center
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Der sofortige Zugriff auf eine zentrale Informationsquelle hat Effizienz und Zusammenarbeit deutlich gesteigert.
Neben Workflows verwaltet Toyota auch dynamischere Informationen wie Forschungspläne und Budgets in Notion. Was früher in mehreren Versionen einer Tabelle mit einem einzigen Eigentümer festgehalten wurde, befindet sich nun in einer geteilten Notion-Datenbank. Anstatt mühsam herauszufinden, welche Tabelle zuverlässig und aktuell ist, greifen jetzt bei Toyota alle Mitarbeitenden auf dieselbe Notion-Datenbank als zentrale Informationsquelle zu.
Außerdem erhalten dank Automatisierungen und Benachrichtigungen die richtigen Personen Updates, sobald sich eine Status-Eigenschaft geändert hat. Und dieselbe Datenbank in der Zeitleistenansicht zu sehen, verschafft allen einen klaren Überblick darüber, was im gesamten Unternehmen wann passiert.
Toyotas Forschungsplan bietet allen Mitarbeitenden des Unternehmens einen klaren Überblick über die laufenden Forschungsprojekte in einem umfassenden Dashboard.
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Fasse Informationen an einem Ort zusammen, damit du nirgendwo anders suchen musst.
Die Gruppe, die Forschung und Entwicklung im Bereich humanoider Roboter betreibt, hatte Schwierigkeiten, Meeting-Protokolle und Hintergrundinformationen effizient zu nutzen, da diese an verschiedenen Orten gespeichert waren.
Mit Notion konnten sie all diese Informationen zentral in einer einzigen Datenbank verwalten, einschließlich Protokollen der Morgenmeetings, Aufgaben und Forschungswissen. Das machte die täglichen Morgenmeetings effizienter, da die Mitglieder Informationen auf der Protokollseite zusammenführen konnten. Das Fortschrittsmanagement wurde ebenfalls einfacher, indem Aufgaben in Kategorien wie Issues, Fehler, Bugs und andere nützliche Bezeichnungen unterteilt wurden. Forschungswissen kann jetzt mit nur einem Klick über den Web Clipper in der Datenbank gespeichert werden. Durch die Zusammenführung all dieser Informationen in Notion müssen die Gruppenmitglieder nicht mehr woanders suchen.
Jeder Teamspace bei Toyota erleichtert den Zugang zu Informationen und bietet jedem Team einen eigenen Bereich für Notizen, Projekte und Wissen, individuell angepasst an die jeweilige Arbeitsweise.
Wir können uns nicht nur auf unser Gedächtnis verlassen. Notion lässt uns wichtige Informationen ganz einfach dokumentieren und abrufen, was uns allen Sicherheit gibt und mir nach meiner Elternzeit einen reibungslosen Wiedereinstieg ermöglicht hat.
Kumiko Buma
Toyota Frontier Research Center
Toyota Frontier Research Center
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Notions Individualisierungsmöglichkeiten und Vielseitigkeit fördern jetzt eine Dokumentationskultur.
Was viele bei Toyota an Notion besonders schätzen, ist die Möglichkeit, jede Art von Information mit unterschiedlichen standardisierten Inhaltsblöcken darzustellen. Ob es sich um einen Text, ein Bild oder eine Tabelle handelt – durch die Individualisierung von Seiten kann Notion für eine Vielzahl von Anwendungsfällen im Unternehmen genutzt werden. Das halbiert nicht nur die Zeit, die für das Erstellen eines Dokuments nötig ist, sondern macht die Arbeit auch angenehmer.
Wenn die Arbeit einfacher und angenehmer wird, stärkt das letztlich die Dokumentationskultur im Unternehmen, wovon alle profitieren und wodurch die Forschung schneller vorangetrieben wird als je zuvor.
Toyota hat einfache Meeting-Notizen mit Aktionselementen, Zeitleisten und Visualisierungen in eine Datenbank überführt, sodass alle informiert und vorbereitet sind.
